Hysbysiad preifatrwydd

1.1.   Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn (yr “Hysbysiad Preifatrwydd”) yn berthnasol i bob gweithgarwch ynghylch prosesu gwybodaeth bersonol a gwblheir gan Wasanaeth Arian a Phensiynau (MaPS). Sefydlwyd y Gwasanaeth Arian a Phensiynau ym mis Mai 2018 fel corff annibynnol â chyfrifoldeb am wella gallu pobl i reoli arian.

1.2.  Y ddeddfwriaeth sy’n deddfu hyn yw Deddf Canllawiau Ariannol a Hawliadau 2018Yn agor mewn ffenestr newydd Disodlodd MaPS dri darparwr arweiniad ariannol a noddir gan y llywodraeth; y Gwasanaeth Cynghori Ariannol, y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Pension Wise. Mae’r ddeddfwriaeth yn dod â chymorth a gwasanaethau’r tri sefydliad hyn at ei gilydd ac yn dod o dan y polisi preifatrwydd hwn.

Mae MaPS yn darparu’r gwasanaeth HelpwrArian am ddim, gan gynnig un cyrchfan ar gyfer cyngor ar ddyledion, arweiniad ariannol ac arweiniad pensiynau.

1.3.   Bydd y corff newydd yn cynnig canllawiau ariannol diduedd am ddim ynghyd â gwasanaeth mwy pwrpasol i’r cyhoedd, fydd yn ei gwneud yn haws defnyddio’r wybodaeth a’r canllawiau. Daeth MaPS yn endid cyfreithlon ar 1 Hydref 2018 gan ddechrau ar ei swyddogaethau o fis Ionawr 2019.

1.4.   Amcanion Gwasanaeth Arian a Phensiynau yw:

• gwella gallu’r cyhoedd i wneud penderfyniadau ariannol ar sail gwybodaeth,
• cefnogi’r gwaith o ddarparu gwybodaeth, cyfarwyddyd a chyngor mewn meysydd lle mae diffyg hynny,
• sicrhau bod gwybodaeth, cyfarwyddyd a chyngor yn cael eu rhoi i’r cyhoedd yn y modd mwyaf clir a chost effeithiol (gan gynnwys ystyried y wybodaeth a ddarperir gan sefydliadau eraill),
• sicrhau bod gwybodaeth, cyfarwyddyd a chyngor ar gael i’r rhai sydd ei angen fwyaf (a dyrannu ei adnoddau yn unol â hynny), gan roi ystyriaeth neilltuol i anghenion pobl fregus; a
• gweithio’n agos â’r awdurdodau datganoledig o ran darparu gwybodaeth, cyfarwyddyd a chyngor i’r cyhoedd yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon.

1.5.   Mae rhaid i Wasanaeth Arian a Phensiynau lynu at ei amcanion wrth wneud ei waith.

1.6.   Yn yr adran hon, ystyr “gwybodaeth, canllaw a chyngor” yw:

• gwybodaeth a chanllaw ar faterion yn ymwneud â phensiynau galwedigaethol a phersonol
• am wybodaeth a chyngor ar ddyled; a
• gwybodaeth ac arweiniad wedi'u cynllunio i wella dealltwriaeth a gwybodaeth pobl o faterion ariannol a'u gallu i reoli eu materion ariannol eu hunain.

1.7.   Er mwyn cynnal y swyddogaeth hon, rydym yn casglu, prosesu a chadw data personol a sensitif yn barhaus. Ein sail gyfreithiol dros brosesu data personol yw cynnal ein gwaith cyhoeddus a amlinellir uchod. Bydd unrhyw eithriadau i hynny’n seiliedig ar ganiatâd cyfreithiol gan ein cwsmeriaid. Mae gennym gyfrifoldeb i ddiogelu’r wybodaeth hon ac i sicrhau ei chyfrinachedd, gonestrwydd ac argaeledd.

1.8.   Mae’r datganiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut a pham y casglwn a defnyddiwn ddata personol. Gallem ddefnyddio data personol a roddir i ni am unrhyw un o’r rhesymau a ddisgrifir yn y datganiad preifatrwydd hwn neu yn unol â’r hyn a nodir fel arall wrth ei gasglu. 

1.9. Rheolwr data yw MaPS o ran y wybodaeth bersonol a broseswn mewn perthynas â’n busnes. Yn y rhybudd hwn, mae’r defnydd o  “ni” ac “ein” yn cyfeirio at MaPS.

1.10.  Ein prif gyfeiriad yw Bedford Borough Hall, 138 Cauldwell Street, Bedford, MK42 9AB ac mae ein manylion cyswllt ar https://maps.org.uk/cy/about-us/contact-usYn agor mewn ffenestr newydd Mae rhagor o wybodaeth am MaPS ar gael yn https://maps.org.uk/cyYn agor mewn ffenestr newydd

1.11. Parchwn hawliau unigolion i breifatrwydd a diogelu gwybodaeth breifat. Pwrpas yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw egluro sut y casglwn a defnyddiwn wybodaeth breifat mewn perthynas â’ch busnes. Ystyr “gwybodaeth bersonol” yw’r wybodaeth am unigolyn a adnabyddir o’r wybodaeth honno (un ai drwy’r wybodaeth ei hun neu pan gaiff ei chyfuno â gwybodaeth arall).

1.12.  Efallai y byddwn yn diweddaru ein Hysbysiad Preifatrwydd o dro i dro. Pan wnawn hynny, byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau a chyhoeddi’r Hysbysiad Preifatrwydd diwygiedig ar ein gwefan. Byddem yn eich annog i gymryd golwg ar ein gwefan yn rheolaidd er mwyn cael gwybod am ein rhesymau dros brosesu’ch gwybodaeth ynghyd â’ch hawliau i reoli sut y proseswn y wybodaeth honno.

2.1.    Data personol - mae hyn yn golygu unrhyw wybodaeth yn ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy a all gael ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol yn neilltuol drwy gyfeiriad at adnabyddwr. Mae’r diffiniad hwn yn darparu ar gyfer ystod eang o adnabyddwyr personol i greu data personol, gan gynnwys enw, rhif adnabod, data lleoliad neu adnabyddwr ar-lein, gan adlewyrchu newidiadau mewn technoleg a’r modd y mae sefydliadau yn casglu gwybodaeth am bobl.

2.2.    Mae eich gwybodaeth yn cynnwys yr holl wybodaeth bersonol amdanoch sydd gennym wedi ei gadw. Mae’n cynnwys:

• gwybodaeth a roddwch i ni – efallai y rhowch wybodaeth i ni drwy gwblhau’r elfennau ar ein gwefan neu drwy gysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu fel arall. Gallai’r wybodaeth a rowch i ni gynnwys eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn;
• gwybodaeth a gasglwyd gan sefydliadau a ariennir gennym sy’n darparu gwasanaethau ar ddyledion ac sy’n helpu’r cyhoedd â rheoli dyledion;
• gwybodaeth a ddysgwn amdanoch drwy ein perthynas â chi;
• gwybodaeth a gasglwn o’r dechnoleg a ddefnyddir gennych i wneud defnydd o’n gwasanaethau, er enghraifft;
• data lleoliad o’ch ffôn symudol, Cyfeiriad Protocol y Rhyngrwyd (IP) a ddefnyddir i gysylltu’ch dyfais i’r rhyngrwyd, eich gwybodaeth mewngofnodi, math a fersiwn y porwr, system a llwyfan gweithredu; a
• Lleolwyr Adnoddau Unffurf Llawn (URL), sy’n ffrwd-glicio i, drwy ac o’n gwefan, eitemau a welwyd neu a chwiliwyd amdanynt ar ein gwefan, amseroedd ymateb ar dudalennau, gwybodaeth ar hyd yr ymweliad neu wybodaeth am y modd y defnyddir y dudalen.

2.3.    “Categorïau Arbennig” a “Sensitif” o ran gwybodaeth bersonol. 

• Yn yr Hysbyseb hwn rydym hefyd yn trafod “Categorïau Arbennig” a “Sensitif” o ran gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn golygu gwybodaeth bersonol sy’n datgelu tarddiad hil neu ethnig, barnau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth eneteg, gwybodaeth fiometrig er dibenion adnabod rhywun yn unigryw, gwybodaeth ynglŷn ag iechyd neu wybodaeth yn ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol rhywun.
• Dan gyfraith diogelu data, caiff y gwahanol fathau hyn o wybodaeth eu trin yn wahanol gan eu bod mor sensitif. Dan gyfraith y DU, disgwylir i wybodaeth sy’n ymwneud â chollfarnau a throseddau neu fesurau diogelwch cysylltiedig hefyd gael ei thrin fel gwybodaeth o gategori arbennig/sensitif.
• Efallai y casglwn wybodaeth am eich ethnigrwydd er mwyn cynnig cipolwg meintiol ac ansoddol o’n gwasanaeth i ni ei defnyddio – ac mewn achosion o’r fath byddwn yn sicrhau bod y wybodaeth yn anhysbys rhag rhannu ac adnabod unrhyw ddata personol.
• Dibenion ymchwil Atodlen (1) Rhan 1 (4) ar gyfer dibenion ymchwil yw’r sail gyfreithiol dros gasglu data categori arbennig. Pan fyddwn hefyd yn comisiynu gwasanaethau byddwn yn prosesu data categori arbennig dan Atodlen Budd Sylweddol i’r Cyhoedd (1) Rhan 2 (6) Dibenion Statudol etc a llywodraethol ac (8) Cydraddoldeb cyfle neu driniaeth.

3.1.  Rydym eisiau sicrhau eich bod yn ymwybodol o’ch hawliau mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a broseswn amdanoch. Rydym wedi disgrifio’r hawliau hynny a’r amgylchiadau perthnasol isod. Os dymunwch wneud defnydd o unrhyw rai o’r hawliau hyn, os bydd gennych unrhyw gwestiwn ynglŷn â sut y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol sydd heb eu hateb yma, neu os dymunwch gwyno i’n Swyddog Diogelu Data, cysylltwch â ni ar dpo@maps.org.uk neu 020 7943 0500.

3.2.  Mynediad – Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Os hoffech gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, ysgrifennwch at: Swyddog Diogelu Data, Gwasanaeth Arian a Phensiynau, Bedford Borough Hall, 138 Cauldwell Street, Bedford, MK42 9AB. Neu cysylltwch â ni ar 020 7943 0500.

I gael mwy o wybodaeth am sut i gael mynediad at eich gwybodaeth a’r dogfennau y mae angen i chi eu cyflwyno, mae angen i chi neu i wneud Cais Mynediad Pwnc (SAR) ffurfiol, cwblhewch y ffurflen SAR (PDF, 290KB) a gwnewch gais trwy e-bost dpo@maps.org.uk neu trwy’r post.

3.3.  Cywiro – Mae’r hawl gennych i gael gwybodaeth bersonol anghywir wedi ei chywiro ac i ddiweddaru gwybodaeth bersonol anghyflawn. Os credwch fod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir, mae’r hawl gennych i ofyn i ni gyfyngu’r gwaith brosesu’r wybodaeth honno ac i gywiro unrhyw wybodaeth bersonol anghywir

3.4.  Dileu – Mae’r hawl gennych i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol os credwch:

• nad oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach ar gyfer y diben a fwriadwyd yn wreiddiol;
• ein bod wedi gofyn am eich caniatâd i brosesu’ch gwybodaeth bersonol a dymunwch dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl; neu
• nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn ffordd gyfreithlon.

3.5.  Cyfyngu – Mae’r hawl gennych i ofyn i ni gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth bersonol. Gallwch ofyn i ni gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth bersonol os credwch:

• fod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir;
• nad oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach ar gyfer y diben a fwriadwyd yn wreiddiol, ond bod angen y wybodaeth arnoch i sefydlu, defnyddio neu i amddiffyn honiadau cyfreithiol; neu
• nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn ffordd gyfreithlon.

3.6.  Gwrthwynebu – Mae’r hawl gennych i wrthwynebu i’ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu. Mae’r hawl gennych i wrthwynebu i ni brosesu’ch gwybodaeth bersonol (a gofyn i ni gyfyngu’r prosesu) ar gyfer y dibenion a ddisgrifir yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu (isod), oni bai y gallwn ddangos rhesymau cadarn a chyfreithlon dros brosesu, a allai ddisodli’ch buddiannau neu os bydd angen i ni brosesu’ch gwybodaeth i archwilio neu i’n diogelu ni neu eraill rhag honiadau cyfreithiol. Yn ddibynnol ar eich amgylchiadau, efallai y bydd angen i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol neu roi’r gorau iddi’n gyfan gwbl, neu, os daw cais, i ddileu eich gwybodaeth.

3.7.   Tynnu caniatâd yn ôl – Mae’r hawl gennych i dynnu’ch caniatâd yn ôl. Pan fyddwn yn dibynnu ar eich caniatâd chi i brosesu’ch gwybodaeth bersonol, mae’r hawl gennych i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Byddwn bob amser yn egluro dan ba amgylchiadau y byddwn angen eich caniatâd i gynnal gweithgareddau prosesu penodol.

3.8.   Cyflwyno cwynion – Mae’r hawl gennych i gyflwyno cwyn. Os ydych am godi cwyn ynglŷn â sut rydym wedi trin eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i’r mater ac yn adrodd yn ôl i chi. 

E-bost: dpo@maps.org.uk

Post: The Money and Pensions Service, Bedford Borough Hall, 138 Cauldwell Street, Bedford, MK42 9AB.

Ffôn: 020 7943 0500

3.9.  Gobeithiwn y gallwn ddelio ag unrhyw bryderon a godir gennych, ond gallwch bob amser gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Am ragor o wybodaeth, ewch i ico.org.uk

4.1.    Gallwn newid yr hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd, yn gyfan neu’n rhannol, fel a welwn yn dda neu i gyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol. Rydym yn eich annog i wirio ein gwefan i weld y fersiwn ddiweddaraf o’r hysbysiad hwn. Gallwch hefyd ofyn am gopi o’r fersiwn ddiweddaraf trwy gysylltu â ni.

5.1. Byddwn ond yn defnyddio a rhannu’ch gwybodaeth ble mae angen i ni wneud hynny er mwyn cynnal ein busnes yn gyfreithlon. Rydym yn dymuno sicrhau eich bod yn deall yn llwyr sut y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio. Yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu, rydym wedi disgrifio’n fanwl y dibenion y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar eu cyfer.

5.2. Rydym yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol â sefydliadau eraill o fewn y Grŵp MaPS, ac mae pob un yn darparu’r un lefel uchel o ddiogelwch. Mae gennym bolisïau ar draws y Grŵp i sicrhau y diogelir eich gwybodaeth bersonol, waeth pa sefydliad o fewn y Grŵp MaPS sy’n cadw’r wybodaeth honno.

5.3. Rydym yn casglu data personol er mwyn i ni allu deall eich sefyllfa a darparu gwybodaeth a chyfarwyddyd benodol i chi. Rydym yn defnyddio’r data y byddwn yn storio i’n helpu i sicrhau ein bod yn cynnig gwasanaeth o safon uchel yn gyson sy’n gywir ac yn glir ac yn unol â deddfwriaeth gyfredol y Deyrnas Unedig ac/neu’r UE; a darparu mewnwelediad meintiol ac ansoddol ar ein gwasanaeth ar gyfer ein defnydd ein hunain a thrydydd partïo

5.4. Os ydych am i ni stopio defnyddio gwybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu trwy ddefnyddio cwcis ar ein gwefannau, dylech newid eich gosodiadau cwcis. Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn penderfynu cadw gwybodaeth, hyd yn oed os byddwch yn gofyn i ni beidio â gwneud hynny. Gallai hyn fod am resymau cyfreithiol neu reoleiddiol, fel y gallwn barhau i ddarparu ein cynhyrchion a’n gwasanaethau. Byddwn bob amser yn dweud wrthych pam ein bod yn cadw’r wybodaeth.

6.1.     Ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ag unrhyw un arall y tu hwnt i MaPS ac eithrio:

• lle cawsom eich caniatâd;
• lle rydym yn defnyddio prosesydd allanol ar gyfer dadansoddi data i ddibenion sicrwydd ansawdd
• pan fydd ei hangen ar gyfer eich ymgysylltiad neu ran yn y Strategaeth Galluogrwydd Ariannol a/neu’r rhaglen Beth sy’n Gweithio
• pan fydd yn ofynnol yn gyfreithiol i wneud hynny ac ar gyfer asiantaethau gorfodi neu gyrff llywodraethol
• pan fydd angen y wybodaeth ar gyfer ad-drefnu, trosglwyddo neu weithgarwch arall ynghlwm i’n busnes
• pan fydd ei hangen ar ffurf anhysbys fel rhan o ddata ystadegol neu ymgasglol a rennir â thrydydd partïon; neu
• pan fynnir hynny’n gyfreithiol, yn angenrheidiol gwneud hynny i fodloni ein hamcanion statudol neu rai gan drydydd parti ac nid yw’n mynd yn groes i’r dibenion a restrwyd uchod.

6.2.    Byddwn ond yn rhannu’ch gwybodaeth â thrydydd partïon ar sail gyfyngedig, mewn ffordd ofalus ac yn unol â’n gweithdrefnau mewnol.

6.3.    Ni fydd MaPS yn rhannu’ch gwybodaeth â thrydydd partïon er eu dibenion marchnata eu hunain.

7.1.    Byddwn yn cysylltu â chi â gwybodaeth sy’n berthnasol i’r Gwasanaeth Arian a Phensiynau neu’r rhaglen Galluogrwydd Ariannol (gan gynnwys gwybodaeth a ddiweddarwyd ar sut yr awn ati i brosesu’ch gwybodaeth bersonol), drwy amryw o ffyrdd gan gynnwys e-bost, drwy’r post a/neu dros y ffôn. Os byddwch yn newid eich manylion cyswllt ar unrhyw adeg yn y dyfodol dylech ddweud hynny wrthym ar unwaith.

7.2.    Os newidiwch eich meddwl am sut yr hoffech i ni gysylltu â chi neu os nad ydych yn dymuno cael y wybodaeth hon mwyach, gallwch ddweud hynny wrthym ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni yn contact@maps.org.uk.  

7.3    Efallai y byddwn yn monitro neu’n recordio galwadau, negeseuon e-bost, negeseuon testun neu ddulliau eraill o gyfathrebu yn unol â deddfau perthnasol am y rhesymau a amlinellir yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu.

8.1.  Pan fyddwch yn cysylltu â’n Gwasanaeth Ffôn rydym yn creu cofnodion sy’n cynnwys eich gwybodaeth. Gellir cadw cofnodion ar amryw o wahanol gyfryngau a ffurfiau (ffisegol neu electronig).

8.2. Rydym yn rheoli’n cofnodion i’n cynorthwyo i wasanaethu’n cwsmeriaid yn well (er enghraifft, am resymau gweithredol, fel delio ag unrhyw ymholiadau yn ymwneud â Chyngor ar Ddyledion, Arweiniad Ariannol neu ar Bensiynau) ac i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol a statudol. Mae cofnodion o gymorth i ni fedru dangos ein bod yn bodloni’n cyfrifoldebau ac fel tystiolaeth i’w cadw o’n gwaith busnes.

8.3.  Mae’r cyfnod o gadw cofnodion yn ddibynnol ar y math o gofnod dan sylw a natur y gweithgarwch. Fel arfer rydym yn cadw cofnodion yn ymwneud â chyfrifon cwsmeriaid am hyd at bum mlynedd ar ôl i’ch perthynas â Gwasanaeth Arian a Phensiynau ddod i ben, tra cedwir cofnodion eraill am gyfnodau byrrach, er enghraifft 90 diwrnod ar gyfer lluniau teledu cylch cyfyng neu 12 mis am recordiadau galwadau ffôn. Gall y cyfnodau cadw cofnodion newid o dro i dro yn seiliedig ar y gofynion busnes, cyfreithiol neu reoleiddiol.

8.4.  Efallai y byddwn, ar eithriad, yn cadw'ch gwybodaeth am gyfnodau hirach, yn enwedig lle mae angen i ni atal dinistrio neu waredu yn seiliedig ar orchymyn gan y llysoedd neu ymchwiliad gan asiantaethau gorfodaeth cyfraith. Yn ogystal, oherwydd eu natur mae'n ofynnol ein bod hefyd yn cadw cofnodion sy'n ymwneud ag apwyntiadau Canllawiau Diogelu Pensiynau am hyd at chwe blynedd, er mwyn gwneud ein polisi yn gydnaws â'r Ombwdsmon Pensiynau. Bwriad hyn yw sicrhau y bydd y sefydliad yn gallu cynhyrchu cofnodion fel tystiolaeth, os bydd eu hangen.

8.5.  Os hoffech gael mwy o wybodaeth ynglŷn â hyd y cyfnod y cadwn eich gwybodaeth, cysylltwch â ni ar dpo@maps.org.uk neu 020 7943 0500.

9.1.  Rydym wedi ymrwymo i gynnal a gwella preifatrwydd a chyfrinachedd eich data personol. Cymerwn amryw o gamau i ddiogelu’r wybodaeth a roddwch rhag colled, camddefnydd a defnydd anawdurdodedig neu ddatgeliad gan; a sicrhau felly mai unigolion awdurdodedig yn unig all ddefnyddio’ch data a chynnal gwaith sganio gwefannau a gweithgarwch profi treiddiad. Mae’r camau hyn yn cymryd sensitifrwydd y wybodaeth a gasglwn, a’i brosesu a’i gadw i ystyriaeth ynghyd â safon y dechnoleg ar hyn o bryd.

9.2. Os bydd achos o dramgwyddo diogelwch yn arwain at ddefnydd anawdurdodedig o’n system sy’n effeithio’n faterol arnoch chi neu breifatrwydd eich data, cewch wybod gennym cyn gynted â phosibl. Byddwn hefyd yn hysbysu Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) cyn pen 72 awr ers cael gwybod am yr achos o dramgwyddo.

9.3.  Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth yn ddiogel â ni ac â’r trydydd partïon sy’n gweithredu ar ein rhan. Am ragor o wybodaeth ynglŷn â’r camau a gymerwn i ddiogelu’ch gwybodaeth, cysylltwch â ni ar dpo@maps.org.uk neu 020 7943 0500.

10.1.  Byddwn ond yn defnyddio a rhannu’ch gwybodaeth ble mae angen i ni wneud hynny er mwyn cynnal ein busnes yn gyfreithlon. Gallai’ch gwybodaeth gael ei rhannu ag aelodau Gwasanaeth Arian a Phensiynau (MaPS) a’i phrosesu ganddynt.

10.2.  Byddwn yn prosesu’ch gwybodaeth os oes gofyniad statudol i ni wneud hynny (tasg gyhoeddus) a heb amharu ar eich diddordebau a’ch hawliau a’ch rhyddid sylfaenol. Rydym yn dymuno sicrhau eich bod yn deall yn llwyr sut y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio. Isod, rydym wedi disgrifio’n fanwl y dibenion y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar eu cyfer:

• Byddwn yn anfon gwybodaeth am y gwasanaethau a ddarparwn dros y ffôn, post, e-bost neu neges destun. Rydym hefyd yn defnyddio’r wybodaeth sydd gennym amdanoch i bersonoli’r negeseuon hyn pryd bynnag y gallwn, gan ein bod o’r farn bod budd eu gwneud yn berthnasol i chi. Rydym hefyd yn gwirio eich bod yn hapus i ni anfon gwybodaeth atoch trwy neges destun neu e-bost cyn i ni wneud hynny. Ym mhob neges rydym yn ei hanfon, rhoddir y cyfle i chi optio allan.
• Mae hyn yn cynnwys prosesu’ch gwybodaeth er mwyn:
  • datblygu, profi, monitro ac adolygu perfformiad gwasanaethau, systemau mewnol a threfniadau diogelwch a gynigir gan y MaPS;
  • asesu ansawdd ein gwasanaeth i gwsmeriaid ac i ddarparu hyfforddiant staff;
  • cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a statudol;
  • rhoi gwybodaeth i chi ar y rhaglen Galluogrwydd Ariannol neu Beth sy’n Gweithio yn gyffredinol (e.e. cylchlythyron);
  • cyhoeddi arolygon i helpu ag adborth gan randdeiliaid ar gyfer gwaith gwerthuso Galluogrwydd Ariannol a gwelliannau i’r rhaglen;
  • rhoi gwybod i chi am gyfleoedd i gymryd rhan mewn gweithgareddau Cysylltiadau Cyhoeddus megis Wythnos Galluogrwydd Ariannol; Wythnos Siarad am Arian neu Gyllid ar gyfer Beth sy’n Gweithio.
• Byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i greu gwybodaeth gydgasgledig a dienw. Ni all neb eich adnabod o’r wybodaeth honno. Byddwn yn ei defnyddio i redeg adroddiadau rheoli a chorfforaethol, ymchwil a dadansoddeg, i wella’r gwasanaethau a ddarparwn; ac i ddarparu adroddiadau cyfansawdd a dienw i sefydliadau eraill.
• Er mwyn datblygu ein gwasanaeth(au) a meithrin gwell dealltwriaeth o’r hyn y mae ein cwsmeriaid ei eisiau. Mae hyn yn golygu y byddwn yn:
  • cynnal, datblygu a phrofi ein rhwydwaith (gan gynnwys rheoli’r traffig ar ein rhwydwaith), cynhyrchion a gwasanaethau, er mwyn darparu gwell gwasanaeth i chi;
  • hyfforddi ein pobl a’n cyflenwyr i roi gwasanaethau i chi (ond rydym yn gwneud y wybodaeth yn ddienw ymlaen llaw lle bynnag y bo modd);
  • creu proffil amdanoch er mwyn eich deall yn well fel cwsmer i ni;
  • rhannu gwybodaeth bersonol o fewn Grŵp MaPS at ddibenion gweinyddol, megis rhannu manylion cyswllt fel y gallwn gysylltu â chi;
  • chynnal arolygon ac ymchwil marchnad.

10.3. Beth yw Pension Wise?

• Mae Pension Wise yn wasanaeth am ddim a diduedd y llywodraeth, gan HelpwrArian, sy’n eich helpu i ddeall eich opsiynau pensiwn cyfraniad diffiniedig.
• Darperir y gwasanaeth mewn partneriaeth gyda Chyngor ar Bopeth.

10.4. Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – trefnu apwyntiad

• Pan fyddwch yn defnyddio ein system trefnu apwyntiad ar-lein neu’n ffonio ein llinell ffôn trefnu apwyntiad, gofynnir i chi roi eich enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, a math o bensiwn, a fydd yn cael ei storio ar ein system a’i ddefnyddio at ddibenion gwirio cymhwyster a threfnu slot apwyntiad ar amser/lleoliad sy’n ddymunol i chi gydag un o’n harbenigwyr arweiniad. Efallai y byddwn yn defnyddio’r rhif ffôn a roddwyd gennych i anfon neges testun atoch i’ch atgoffa bod eich apwyntiad yn dod i fyny. Efallai y byddwn hefyd yn storio data am unrhyw addasiadau rhesymol y bydd eu hangen arnoch i’ch helpu i gael mynediad i’r apwyntiad
• Os nad oes gennych unrhyw gysylltiad pellach â Pension Wise ar ôl trefnu apwyntiad (er enghraifft, os byddwch wedyn yn canslo’r apwyntiad a ddim yn ail drefnu apwyntiad), bydd eich data personol yn cael ei storio yn ein system trefnu apwyntiad am uchafswm o 2 flynedd o’r dyddiad y trefnwyd yr apwyntiad ac yna’n cael ei ddileu. Mae galwadau i’n llinell trefnu apwyntiad yn cael eu recordio a’u storio am chwe mis.
• Ar gyfer gwe-sgwrs cymhwyster gyda HelpwrArian, mae eich trawsgrifiad yn cael ei storio am gyfnod o 12 mis cyn cael ei ddileu.
• Nodir y sail gyfreithlon i MaPS brosesu data at y diben hwn yn Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU.

10.5. Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – apwyntiadau arweiniad

• Cyflwynir apwyntiadau wyneb yn wyneb a dros y ffôn trwy Gyngor ar Bopeth a HelpwrArian. Yn ystod apwyntiad arweiniad Pension Wise, bydd cwestiynau yn cael eu gofyn ynglŷn â’ch materion personol a theuluol, trefniadau a chynlluniau ariannol a chyflwr iechyd cyffredinol er mwyn llywio’r drafodaeth gyda’r arbenigwr arweiniad.
• Bydd y manylion hyn yn cael eu storio ar ein systemau fel rhan o gofnod eich apwyntiad.

10.6. Sail gyfreithlon i brosesu

• Nodir y sail gyfreithlon i MaPS brosesu’r data hwn ar gyfer cyflwyno apwyntiadau ar y cyd â’n partneriaid cyflwyno (rhwydwaith Cyngor ar Bopeth), a storio eich data’n ddiogel am uchafswm o 2 flynedd, yn Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU; “perfformiad tasg a gynhaliwyd er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolwr.” Ar gyfer apwyntiadau ffôn gyda HelpwrArian a Chyngor ar Bopeth, caiff manylion allweddol o’ch apwyntiad eu storio, a caiff galwadau eu recordio a’u storio, am uchafswm o ddwy flynedd cyn cael eu dileu.
• Ar gyfer apwyntiadau a gyflwynir gan rwydwaith Cyngor ar Bopeth (Cymru a Lloegr), byddant yn gofyn am eich caniatâd i storio manylion allweddol eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaethol. Mae hyn i ymateb i unrhyw sylwadau/cwynion sy’n codi o fewn statud y cyfnod cyfyngu 6 mlynedd. Nodir y sail gyfreithlon am hwn yn Erthygl 6(1)(a) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU; “mae’r pwnc data wedi rhoi caniatâd i brosesu ei data/ei ddata personol ar gyfer un neu fwy diben penodol”.
  
• Ar gyfer apwyntiadau a ddarperir gan Citizens Advice yr Alban, cedwir manylion allweddol o’ch apwyntiad am 6 blynedd, yn unol â’u trefniadaeth polisi cadw. Mae hyn er mwyn ymateb i unrhyw sylwadau/cwynion sy’n codi o fewn y statud 6 blynedd o’r cyfnod cyfyngu. Y sail gyfreithlon yw’r hwn a nodir yn Erthygl 6(1)(f) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU; “Mae angen prosesu at ddibenion y buddion cyfreithlon a ddilynir gan y rheolwr neu gan drydydd parti ac eithrio pan fo buddion o’r fath wedi’i ddiystyru gan fuddiannau neu hawliau a rhyddid sylfaenol y data pwnc sy’n gofyn am ddiogelu data personol, yn enwedig lle mae’r data pwnc yn blentyn. ”
• Gellir tynnu caniatâd ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact.pensionwise@moneyhelper.org.uk.

10.7. Data iechyd

• Ar gyfer apwyntiadau wyneb yn wyneb a gyflwynir gan Gyngor ar Bopeth Cymru a Lloegr, bydd unrhyw ddata iechyd sylfaenol rydych yn ei ddarparu wrth ofyn am apwyntiad ar-lein ac yn ystod yr apwyntiad yn cael ei storio yn nhermau cyffredinol fel rhan o’r cofnod o’r apwyntiad, lle mae’n berthnasol i’ch opsiynau pensiwn (er enghraifft, gall cyflwr iechyd eich galluogi i gael blwydd-dal uwch). Ble mae hyn yn digwydd, mae prosesu a chadw’r data hwn am uchafswm o 2 flynedd yn unol ag Erthygl 9(2)(g) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU, mewn cyfeiriad at Atodlen 1, Rhan 2(6)(1 a 2) o Ddeddf Diogelu Data 2018. Bydd Cyngor ar Bopeth (Cymru a Lloegr) yn gofyn am eich caniatâd i storio unrhyw ddata iechyd sylfaenol a drafodir yn eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaeth. Mae’r broses ganiatâd hon yn unol ag Erthygl 9(2)(a) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU.
• Nid yw Cyngor ar Bopeth yr Alban yn cadw cofnod ysgrifenedig o ddata iechyd yn ymwneud ag apwyntiadau Pension Wise. Fodd bynnag, bydd data categori arbennig rydych chi’n ei ddatgelu yn ystod apwyntiad ffôn yn cael ei storio ar recordiad sain ar gyfer 2 flynedd. Fe’ch atgoffir o hyn ar ddechrau’r alwad a chynghorir hynny nid oes unrhyw rwymedigaeth arnoch i ddatgelu unrhyw ddata categori arbennig.

Gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact.pensionwise@moneyhelper.org.uk.

10.8. Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – crynodeb o apwyntiad

• Ar ôl eich apwyntiad byddwn yn anfon dogfen safonol i chi sy’n crynhoi cynnwys craidd yr apwyntiad Pension Wise. Byddwn yn gofyn am eich cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost i anfon hwn i chi. Rydym hefyd yn defnyddio’ch cod post i ddeall ble mae ein cwsmeriaid sy’n cael apwyntiad wedi’u lleoli ar draws y DU.

10.9. Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – cwynion

• Os oes gennych gŵyn fyw, byddwn yn storio eich data bwcio ac apwyntiad am fwy na’n cyfnod cadw safonol os bydd angen ymateb yn effeithiol i’r cŵyn a delio ag unrhyw apeliadau dilynol. Bydd unrhyw gwynion yn cael eu storio am 2 flynedd o ddyddiad y penderfyniad.

10.10. Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI) a technolegau ategol eraill

• Pan fyddwch yn siarad â ni, efallai y byddwn yn recordio, yn monitro ac yn dadansoddi galwadau yn ddiogel er mwyn ein helpu i wella ein gwasanaeth.
• Mae hyn yn cynnwys defnyddio technoleg AI i greu crynodebau ysgrifenedig o alwadau ac i'n helpu i ddeall sut aeth yr alwad (er enghraifft, a oedd profiad y cwsmer yn gadarnhaol neu lle gallem wneud yn well).
• Dim ond at ddibenion ansawdd, hyfforddiant a gwella gwasanaethau y defnyddiwn y wybodaeth yma, ac fe'i rheolir yn ddiogel bob amser.